Sostenibilidad y Desarrollo Sostenible

078-18 ADMINISTRATION ASSISTANT

Tiempo completo

La Oficina de Terreno ACNUR Riohacha requiere apoyo en el área de administración desde una óptica operacional, para lograr la coordinación efectiva en temas correspondientes. Se requiere igualmente fortalecer el apoyo en la logística en las misiones claves en cada zona donde el ACNUR tiene presencia en terreno, en beneficio de las comunidades en riesgo o situación de desplazamiento.

RESPONSABILIDADES:

  • Bajo la supervisión directa del Jefe de la Oficina de Terreno, el/la contratista llevará a cabo las siguientes tareas:
  • Apoyo con planificación y organización de misiones terrestres y fluviales con organización de viajes, envío a la Sub Oficina de solicitudes de misión, solicitud de reservas a la agencia de viajes, envío de formatos de compra de tiquetes y otras tareas posteriores al desarrollo de la misión.
  • Asegurar óptimo uso de los vehículos y la lancha ACNUR a través de apoyo administrativo a la documentación, logística y mantenimiento.
  • Apoyo con actividades de compras incluyendo cotizaciones, comités de compra y ordenes de servicios.
  • Asegurar el pago de arriendo y servicios públicos en coordinación con la Sub Oficina.
  • Manejo de papelería, inventarios de equipos y material de visibilidad.
  • Mantenimiento de todos los equipos de oficina y de la oficina.
  • Ordenar y priorizar toda la correspondencia, reportes etc. y dirigirla a otros funcionarios responsables cuando sea necesario.
  • Preparar correspondencia de rutina basado en las instrucciones del supervisor o basado en información de fondo disponible en los archivos de la oficina.
  • Mantener agendas de reuniones, citas y viajes para el supervisor, desarrollar trabajo operativo como completar las solicitudes de autorización de viaje, los formatos de solicitud de vacaciones, etc.

    EXPERIENCIA / REQUISITOS:

    ESSENTIAL MINIMUM QUALIFICATIONS AND PROFESSIONAL EXPERIENCE REQUIRED

    • Nacionalidad: Colombiana / Residencia Colombiana.
    • Educación: Grado técnico en administración, finanzas o contabilidad.
    • Experiencia previa de trabajo relevante al cargo: 3 años.
    • Excelentes relaciones interpersonales, incluyendo habilidad para establecer y mantener relaciones efectivas de trabajo con personas en un ambiente multicultural, con sensibilidad y respeto por la diversidad.
    • Conocimientos de herramientas de trabajo Microsoft Office: intermedio/avanzado.
    • Nivel de inglés: intermedio.

    DESIRABLE QUALIFICATIONS AND COMPETENCIES

    • Cumplimiento de funciones con iniciativa y en una manera altamente organizada y correcta, de acuerdo a los procedimientos internos, en los tiempos establecidos para asegurar el buen funcionamiento de la oficina.
    • Programación y control de actividades asegurando un buen funcionamiento de la oficina y una mayor efectividad en coordinación con su supervisor.
    • Coordinación logística de la oficina con la supervisión, con apoyo de los responsables del uso de equipos y vehículos de la oficina.
    • En coordinación con la Unidad de Administración en Pasto, el/la contratista asegura un trabajo eficaz y el buen flujo de información.
    • El/La contratista asegura que todos los miembros del equipo están cumpliendo con los requisitos administrativos de acuerdo a los procedimientos administrativos del ACNUR.
    • Decempeño de funciones de acuerdo con el código de conducta del ACNUR.

    APLICAR

    • Si Usted desea ser considerado/a para esta vacante, por favor presente su Personal History Form (PHF) y sus páginas suplementarias (cuando corresponda) por correo electrónico con el asunto “APELLIDO – UNOPS Asistente de Administración – Riohacha (078-18)” al correo
    • Por favor, diligencie el Personal History Form (PHF) adjunto para postularse, incluyendo firma y fecha. Las solicitudes recibidas en otros formatos no serán consideradas. La información de contacto de sus anteriores empleadores debe incluirse en el formulario PHF adjunto. Si el espacio en el formulario PHF no es suficiente para incluir su experiencia laboral, por favor use el PHF Supplementary form adjunto. Se sugiere utilizar Office 2013 para garantizar una visualización correcta de ambos formularios.
    • Las aplicaciones deben mencionar el nombre y apellido del/a candidato/a y el número de la vacante en el asunto del correo electrónico.
    • Los candidatos preseleccionados podrían ser llamados a una prueba y entrevista, la cual es del tipo por competencias. Sólo serán notificados los candidatos preseleccionados. No se aceptarán solicitudes fuera del plazo establecido.
    • ACNUR está comprometido con la diversidad y da la bienvenida a las solicitudes de candidatos calificados independientemente de factores como situación de discapacidad, identidad de género, estado civil, raza, color u origen étnico y nacional, religión o creencia u orientación sexual.
    • ACNUR busca garantizar que los solicitantes de empleo tanto masculinos como femeninos tengan las mismas oportunidades de carrera.
    • ACNUR no genera cobro alguno en ninguna etapa del proceso de contratación (postulación, entrevista, reclutamiento, capacitación u otros).
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