Administration Intern

Background Information – Job-specific

Los Grandes Ecosistemas Marinos del Caribe y de la Plataforma Continental del Norte de Brasil (denominados en conjunto “la región CLME+”) son 2 de los 66 grandes ecosistemas marinos o GEMs del mundo. En conjunto, estos 2 ecosistemas cubren un espacio marino de aproximadamente 4.4 millones de km2 y son compartidos por 26 Estados Independientes y 18 Territorios de Ultramar.

Los ecosistemas del CLME + son importantes contribuyentes al desarrollo socioeconómico regional y son clave para muchos procesos ecológicos de importancia mundial y para la conservación de la diversidad biológica. Desde el punto de vista geopolítico, la región CLME + constituye uno de los conjuntos de LME más diversos y complejos del mundo, lo que hace que la gobernanza y gestión conjunta de los recursos marinos vivos compartidos en la región sea particularmente difícil.

Una gran cantidad de organizaciones -incluidas varias agencias de la ONU, organizaciones regionales intergubernamentales y ONGs- están activas en la región CLME+. Numerosos programas, proyectos e iniciativas que contribuyen a los objetivos del proyecto se encuentran actualmente en ejecución. Sin embargo, la coordinación y colaboración entre las muchas organizaciones e iniciativas en la región aún es incipiente.

El Fondo para el Medio Ambiente Mundial (FMAM), a través del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), otorgó una beca de 12,5 millones de dólares para apoyar la ejecución de un proyecto de 5 años (el “Proyecto CLME +” 2015-2020). Este proyecto busca catalizar la implementación del “PAE del CLME+”, un Programa de Acciones Estratégicas a 10 años para salvaguardar los recursos marinos vivos en toda la región.

La Unidad Coordinación del Proyecto CLME+ (UCP) forma parte del cluster de Agua y Energia de UNOPS (con sede principal en Copenhagen, Dinamarca) y está localizada físicamente en Cartagena, Colombia. La UCP cuenta a la fecha con seis colaboradores a tiempo completo, liderados por el Coordinador Regional del Proyecto, los cuales interactúan con organizaciones intergubernamentales, otras agencias de la ONU, puntos focales de cada país, consultores y otros socios en toda la región. La pasantía es necesaria para apoyar los retos operativos en la actual fase de implementación del proyecto, organización de eventos regionales y en la gestión de las necesidades internas de la oficina.

La pasantía permitirá al pasante ganar experiencia dentro de las agencias de las Naciones Unidas así como desarrollar habilidades de gestión, manejo de procedimientos y políticas, gestión de proveedores e interacción con clientes internos y externos.

Functional Responsibilities

Bajo la supervisión general del Coordinador Regional del Proyecto, el pasante administrativo reportará directamente al Gerente de Operaciones y Finanzas y a la Asociada de Operaciones y Finanzas. El pasante promoverá un enfoque colaborativo y orientado al cliente, consistente con las reglas y regulaciones de UNOPS y se centrará en las siguientes actividades:

• Apoyar la gestión administrativa general y la coordinación logística de las actividades del proyecto.
• Apoyar la manutención de documentación y registros organizados, listos para realizar las correspondientes transacciones, esto para asistir en el procesamiento eficiente de los pagos y cumplir con los requisitos de auditoría.
• Proporcionar apoyo en los procesos de adquisición mediante la coordinación y búsqueda de proveedores, la solicitud y recepción de ofertas y apoyo en la redacción de informes de evaluación.
• Apoyar en la administración de gestión de viajes (procesamiento de autorizaciones de viaje, reserva de tiquetes aéreos, reservas de hoteles, etc.)
• Apoyar la adquisición de suministros de oficina necesarios para el funcionamiento de la misma.
• Apoyar la preparación de documentos para realizar las transacciones en el sistema OneUNOPS
• Cualquier otra tarea administrativa y de apoyo logístico requerida por el supervisor y/o el Coordinador del Proyecto.

Education/Experience/Language Requirements

Education

El pasante administrativo debe estar estudiando para obtener un título universitario como pregrado, o graduado recientemente de dichos estudios dentro de un año previo a la fecha de aplicación de la pasantía. El candidato debe estar preferiblemente inscrito en un programa profesional en un área pertinente a la administración, tales como; Administración de Empresas, Negocios Internacionales, Gestión de Proyectos, Relaciones Internacionales o afines.

Language Skills

Fluidez (hablado, leído y escrito) en Español y nivel avanzado de inglés.

Internship-related experiences
Dominio adecuado de Microsoft Office y otros softwares relevantes.

Experiencia previa no es requerida, sin embargo es deseable que:

• Cuente con interés y/o experiencia en Organizaciones Multilaterales, sus procedimientos internos, la gestión administrativa y la coordinación con proveedores y clientes.

Es deseable que cuente con excelentes habilidades de comunicación y organización.

Atención a los detalles y determinación para cumplir con plazos.

Responder positivamente a retroalimentación y a diferentes puntos de vista.

Sensibilidad y adaptabilidad a diferencias culturales, de género y de nacionalidades.

Habilidad para trabajar bajo presión y balancear varias tareas a la vez.

Competencies ES

Demuestra comprender el impacto que tiene su función en todos los asociados y siempre pone al beneficiario en primer lugar. Desarrolla y mantiene relaciones externas sólidas y es un asociado competente para otros (si entra en sus funciones).

Evalúa los datos y los procedimientos que se deben seguir para lograr decisiones lógicas y pragmáticas. Adopta un enfoque imparcial y racional con riesgos calculados. Aplica la innovación y la creatividad al proceso de resolución de problemas.

Establece de forma eficaz una línea de acción propia y/o para otros con el objetivo de alcanzar una meta. Las acciones desembocan en la correcta consecución de la tarea con especial atención a la calidad en todas las áreas. Identifica las oportunidades y toma la iniciativa para actuar. Comprende que el uso responsable de los recursos maximiza el impacto que podemos tener en nuestros beneficiarios.

Trata a todos los individuos con respeto, responde con tacto a las diferencias y anima a los demás a hacer lo mismo. Defiende las normas éticas y de la organización. Mantiene altos estándares de confianza. Es un modelo para la diversidad y la inclusión.

Está abierto al cambio y es flexible en un entorno con un elevado ritmo de trabajo. Adapta su perspectiva a las circunstancias o los requisitos cambiantes. Reflexiona sobre las experiencias pasadas y modifica su propio comportamiento. El desempeño es constante, incluso bajo presión. Siempre persigue mejoras continuas.

Expresa ideas o hechos de forma clara, concisa y abierta. La comunicación indica una consideración por los sentimientos y las necesidades de los demás. Escucha de forma activa y comparte de manera proactiva el conocimiento. Gestiona los conflictos de manera eficaz mediante la superación de las diferencias de opinión y la búsqueda de un denominador común.

Actúa como modelo positivo que contribuye al espíritu de equipo. Colabora y apoya el desarrollo de otros. Solo para administradores de personal: mediante el uso de estilos de liderazgo apropiados, actúa como modelo de liderazgo positivo, motiva, dirige e inspira a los demás para que tengan éxito.

Contract type, level and duration – Internship

Contract type: Internship
Contract level: N/A
Contract duration: 6 months

This internship is not designed to lead to a staff position with UNOPS. Therefore, there should be no expectation of employment at the end of the internship.

Interns may be eligible for a monthly stipend from UNOPS provided that they do not receive funds from other institutions. Further, UNOPS may provide a one time travel lumpsum of 500 USD. However, they must make their own arrangements for accommodation, travel and necessary visa arrangements.

For more details about UNOPS internships please follow this link:
https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Internships-and-volunteering.aspx

Información adicional

• Tenga en cuenta que la fecha límite es medianoche, hora de Copenhague (CET).
• Las solicitudes recibidas después de la fecha límite no serán consideradas.
• Solo aquellos candidatos que sean seleccionados para la fase de entrevistas serán notificados.
• Animamos encarecidamente a candidatas cualificadas a solicitar el puesto.
• Para puestos de funcionarios, UNOPS se reserva el derecho a designar a un candidato para un nivel inferior al publicado en el puesto.
• El candidato seleccionado será responsable de cumplir con las políticas de seguridad, las instrucciones administrativas, los planes y los procedimientos del Sistema de Gestión de la Seguridad de las Naciones Unidas y del de UNOPS.

Es la política de UNOPS llevar a cabo verificaciones de antecedentes de todos los contratados/pasantes potenciales. La contratación/pasantía en UNOPS está supeditada a los resultados de dichos controles.

Información general de UNOPS

La misión de UNOPS es servir a las personas necesitadas mediante la ampliación de la capacidad de las Naciones Unidas, los gobiernos y otros asociados para gestionar proyectos, infraestructuras y adquisiciones de forma sostenible y eficiente.

Dentro de estas tres áreas de conocimientos principales, UNOPS proporciona a sus asociados servicios transaccionales, de asesoramiento e implementación en proyectos que abarcan desde la construcción de escuelas y hospitales hasta la adquisición de bienes y servicios o la formación del personal local. UNOPS trabaja en estrecha colaboración con los gobiernos y las comunidades para garantizar una mayor sostenibilidad económica, social y ambiental en los proyectos que apoyamos, con especial énfasis en el desarrollo de la capacidad nacional.

Trabajando en algunos de los entornos más desafiantes del mundo, la visión de UNOPS es promover prácticas sostenibles de implementación en los contextos humanitario, de desarrollo y de consolidación de la paz, siempre con el objetivo de satisfacer o superar las expectativas de nuestros asociados.

Con un personal de más de 7.000 empleados repartidos en 80 países, UNOPS ofrece a sus asociados los conocimientos logísticos, técnicos y de gestión que necesiten y donde los necesiten. La estructura flexible y el alcance global de la organización hacen que ésta pueda responder a las necesidades de los asociados con celeridad y a su vez beneficiarse de las economías de escala.