Descripción de tareas y objetivos
Bajo la supervisión general del Representante de la FAO en Colombia, la supervisión directa del Oficial Nacional de Programas y en estrecha colaboración con las áreas de administración y de operaciones y finanzas, el profesional administrativo apoyará las labores del proyecto de acuerdo a las siguientes responsabilidades generales:
- Apoyar al Coordinador del proyecto y a los coordinadores de los componentes en la gestión operativa y administrativa del Proyecto.
- Revisar y hacer seguimiento a los planes de compra.
- Realizar, apoyar y hacer seguimiento a los procesos de compras que se realicen para el proyecto de acuerdo a los procedimientos FAO.
- Apoyar al área de compras en la preparación de las licitaciones, seguimiento del proceso y evaluación de las ofertas.
- Elaborar las requisiciones de compras del proyecto en la plataforma administrativa y financiera GRMS, en el módulo designado para
tal fin. - Insertar los recibidos de bienes y/o servicios en la plataforma administrativa y financiera GRMS, en el módulo designado para tal fin
verificando el cumplimiento de los requisitos y soportes que demuestren el cumplimiento de los proveedores. - Realizar seguimiento a los convenios de papelería, transporte o los establecidos en el proyecto.
- Realizar seguimiento a los inventarios de insumos, fungibles y no fungibles adquiridos en el marco del proyecto.
- Realizar la actualización y control de inventario de muebles y equipos.
- Asesorar y orientar al equipo administrativo, en las diferentes actividades y requerimientos administrativos del proyecto.
- Aplicar los procedimientos administrativos y operativos según la normatividad de la FAO y las normas y reglamentos del Sistema de Naciones Unidas.
- Realizar las solicitudes de pago del proyecto y asegurarse que cumplan con los requisitos exigidos por FAO, para tal fin.
- Solicitar los anticipos requeridos por los consultores para eventos, talleres, capacitaciones, etc.
- Revisar las legalizaciones de los anticipos entregados a los consultores.
- Tramitar las solicitudes de viaje nacionales (T.A), y los arreglos de viaje respectivos y hacer un seguimiento y control de los mismos.
- Revisar que las legalizaciones de viajes nacionales y salidas de campo (MTC), cumplan las normas de la FAO.
- Verificar que todos los miembros del equipo realicen el Security Clearence previo a cada misión.
- Apoyar el seguimiento a la documentación generada durante las entregas de insumos, materiales y herramientas a las comunidades
beneficiarias del proyecto, con el fin de garantizar que cumplan con los requerimientos administrativos. - Apoyo logístico para la realización de talleres, eventos y comités Técnicos del Proyecto
- Apoyar todo el proceso de las convocatorias y selección de los consultores requeridos para el proyecto.
- Elaborar mensualmente los timecard de los consultores, de acuerdo con la aprobación de la Coordinadora del Proyecto.
- Acompañar al equipo técnico del proyecto en los procesos operativos, proporcionando la capacitación adecuada
- Las demás tareas relacionadas con el trámite administrativo requerido por el coordinador del proyecto
Calificaciones del cargo
Formación académica
- Profesional universitario del área de administración, con experiencia en aspectos administrativos mínimo de tres (3) años, con conocimientos en herramientas ofimáticas, preferiblemente con conocimientos de procesos administrativos con Agencias de UN.
Experiencia
- Experiencia en la asistencia administrativa de proyectos rurales
- Experiencia mínima de tres (3) años en seguimiento operativo y administrativo de proyectos
- Capacidad de Gestión y Planificación
- Habilidad para resolver problemas, don de acierto en sus tareas y actividades
- Experiencia y habilidades en procesos de manejo administrativo
- Capacidades en trabajo en equipo
- Buena comunicación oral y escrita
- Buenas relaciones interpersonales
- Preferiblemente con conocimiento en el sistema de Naciones Unidas.