Técnico Administrativo en gestión documental

Tiempo completo

Bajo la supervisión general del Representante de la FAO en Colombia y la supervisión directa del/la Coordinador/a del Proyecto
y en estrecha relación con el resto del equipo, el/la Técnico/a Administrativo/a en gestión documental deberá realizar las
siguientes actividades, que constituyen el objeto del contrato:
ACTIVIDADES ESPECÍFICAS:
 Presentar su plan de trabajo en formato FAO, de acuerdo con los productos esperados de estos TdR.
 Apoyar la elaboración, trámite de las notificaciones y/o comunicaciones de las actuaciones derivadas de la implementación
del Decreto Ley 902 de 2017 y demás normatividad aplicable, acompañadas en el marco del convenio1
, de acuerdo a las
indicaciones de la FAO.
 Apoyar en la clasificación y organización de la documentación y de medios magnéticos de acuerdo a las normas de gestión
documental y tablas de retención documental.
 Apoyar en la depuración de documentos copias o duplicados que se puedan encontrar en cada documento para que se
surta el proceso de eliminación, previa digitalización de los mismos. La responsabilidad final por el proceso de depuración
permanece con la Agencia Nacional de Tierras.
 Apoyar en el almacenamiento de la documentación y medios magnéticos en las carpetas y cajas adecuadas y ubicarlas
en el sitio respectivo, siguiendo el orden correspondiente.
 Digitar los documentos que se le asignen, bajo el marco de su objeto contractual.
 Apoyar al personal del Equipo Base del proyecto, en la organización de archivos acorde a lo establecido en las tablas de
retención documental.
 Apoyar en la adopción de las medidas de tipo preventivo y correctivo definidas para la conservación de los documentos
institucionales.
 Apoyar la revisión a nivel territorial de los archivos de los procesos en el producto 2 del convenio.
 Apoyar en el archivo de las copias de cada uno de las transferencias documentales entregados y recibidos por el equipo
local.

 Apoyar en el procesamiento de los requerimientos atendidos y proyectar los documentos soportes de entrega de cada
uno de los mismos.
 Revisar de manera permanente el sistema de seguimiento a los procesos de formalización a nivel territorial en el marco
del producto 2 del convenio.
 Apoyar en la consolidación de la información y elaboración de informes requeridos por el supervisor del contrato.
 Realizar control y seguimiento a los proyectos de actos administrativos, para lo cual llevara un reporte periódico.
 Entregar organizados, al finalizar el plazo de ejecución del contrato, los documentos del convenio que le hayan sido
confiados en razón de la gestión encomendada.
 Todas las demás que le sean asignadas por el Supervisor del Contrato y que tenga relación con el objeto contractual.
 Guardar absoluta reserva en relación con toda la información que maneje con ocasión de las actividades propias del
proceso o programa en el cual presta sus servicios y de la Entidad en general, que le sea dada a conocer con ocasión del
presente contrato. El Contratista deberá cuidar la información a la que tenga acceso, evitando su destrucción o utilización
indebida. Así mismo, no está permitido dar acceso o exhibir expedientes, documentos o archivos a personas no
autorizadas.
 Realizar sus actividades, con arreglo a los parámetros y lineamientos establecidos por la FAO.
 Las demás tareas que sean asignadas por la coordinación del proyecto, inherentes a su cargo.
 En ningún caso la FAO sustituye las competencias de la Agencia Nacional de Tierras, por lo que tampoco tiene
responsabilidad por las acciones de esta.

Calificaciones:
Técnico en archivo, administración de empresas y/o carreras afines a las funciones a desarrollar, con experiencia mínima de dos
(2) años en la organización de archivo y gestión documental.
 Experiencia en gestión documental y tablas de retención documental
 Experiencia en protocolos y normas técnicas para la gestión documental
 Habilidad de redacción
 Experiencia en la elaboración de base de datos
 Habilidades para el trabajo con diferentes grupos sociales y culturales
 Capacidad de trabajo en equipo, buenas relaciones interpersonales y capacidad de comunicación asertiva
 Disponibilidad para desplazarse a lugares diferentes a su sitio de trabajo
 Habilidad para la consecución de información, y concertación de reuniones con autoridades locales institucionales
 Capacidad para actuar en todo momento con extrema discreción respecto de los documentos, información y materiales
propios de las Naciones Unidas
 Permanente actitud y comportamiento de cordialidad, compostura, respeto y colaboración con todas las personas y
organizaciones con quienes interactúa FAO
Idioma de Trabajo: El idioma de trabajo e informes para esta consultoría es el español.

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